En tant qu’Assistant(e) du Comité Exécutif (ExCo) Senior, vous assumez une double responsabilité : fournir un soutien dédié au CEO de 3PL tout en assistant le Président du Conseil d’Administration. Dans ce rôle clé, vous gérez des agendas complexes, organisez des réunions de haut niveau et coordonnez la logistique pour les deux fonctions, assurant ainsi un fonctionnement fluide et une communication efficace entre la direction exécutive et le conseil.

Responsabilités principales

Soutien au CEO 3PL :

Gestion d’agenda et des déplacements
• Gérer un agenda complexe et dynamique en tenant compte des priorités changeantes.
• Coordonner les réunions internes et externes, les engagements internationaux, les sessions de direction et les voyages d’affaires.
• Garantir une planification optimale dans un environnement rapide et exigeant.

Soutien administratif et opérationnel
• Fournir une assistance administrative de haut niveau, notamment :
o La rédaction de communications
o La préparation et relecture de documents
o La traduction de supports
o La gestion des courriels
o La création de bons de commande
• Identifier de manière proactive les opportunités d’amélioration des processus et proposer ou mettre en œuvre des mesures d’efficacité.

Préparation de réunions et de présentations
• Planifier et organiser les réunions clés, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi.
• Préparer les supports de réunion et les présentations.
• Effectuer des recherches de fond pour appuyer la prise de décision.

Liaison interne et externe
• Servir de point de contact professionnel pour les parties prenantes internes et externes.
• Accueillir les visiteurs, gérer la correspondance et garantir un haut niveau de service et de confidentialité.

Soutien au Conseil d’Administration et aux Comités :
• Planifier toutes les réunions du Conseil et des Comités et tenir les calendriers à jour.
• Organiser et coordonner les réunions (hors site) et les sessions stratégiques, incluant logistique, restauration et support informatique.
• Superviser l’organisation de l’Assemblée Générale Annuelle (AGA) en collaboration avec les équipes internes concernées.
• Maintenir et mettre à jour régulièrement les listes de contacts du Conseil.
• Préparer et actualiser les manuels et documents d’accueil pour les nouveaux membres.

Assistance aux Membres du Conseil et au Président :
• Fournir un soutien logistique et administratif aux membres du Conseil, notamment :
o L’organisation des déplacements
o L’accès aux installations
o Les documents et supports de réunion
• Gérer les notes de frais, la conformité administrative et l’intégration des nouveaux membres.
• Assurer la mise à disposition des badges, accès et autres besoins logistiques.
• Coordonner les déplacements et dépenses du Président.
• Superviser l’administration financière liée au Conseil et aux Comités.
• Gérer la correspondance officielle, les signatures électroniques et les échanges avec les institutions externes ou autorités publiques.

Soutien administratif et opérationnel général
• Rédiger des communications internes et externes, effectuer des traductions et recherches selon les besoins.
• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et gérer toutes les communications de manière efficace.
• Coordonner avec les actionnaires, partenaires externes, auditeurs et prestataires.
• Identifier de manière proactive les opportunités d’amélioration des processus et du soutien aux équipes.

• 5 à 10 ans d’expérience dans un rôle similaire, en soutien à des cadres dirigeants dans un environnement professionnel exigeant.
• Organisation rigoureuse, sens du détail et fiabilité dans la gestion d’informations sensibles.
• Fait preuve de discrétion, de professionnalisme et de solides compétences interpersonnelles.
• Ouvert(e) d’esprit, proactif(ve), enthousiaste et désireux(se) d’apprendre.
• Excellentes compétences en gestion du temps, communication et organisation.
• Maîtrise du français, du néerlandais et de l’anglais.
• Bonne connaissance de Microsoft Office et capacité d’adaptation rapide à de nouveaux outils ou systèmes.
• Forte attention aux détails avec un esprit critique et analytique.
• Capacité à travailler de manière autonome, à gérer la pression et à respecter des délais serrés.
• Flexible et disposé(e) à élargir ses responsabilités selon la motivation et l’initiative.Esprit d’équipe et soutien fiable pour les collègues en cas d’absence.
• Pas de mentalité “9h à 17h” ; capable de s’adapter à des priorités et horaires changeants
• À l’aise dans les interactions avec la haute direction et les environnements exigeants.
• Attitude positive, contribue à un climat de travail constructif.
• Forte orientation service, engagé(e) à fournir un soutien de la plus haute qualité.
• Collabore étroitement avec l’Assistant(e) Exécutif(ve) du CEO Groupe pour aligner agendas et priorités.
• Expérience dans des organisations internationales dynamiques et capable de gérer des dynamiques internes complexes.
• Mentalité “hands-on”, capable de faire avancer les solutions avec confiance et énergie.
  
  
  
  
  
  
  
  

Nous voulons que vous vous sentiez aussi bien accueilli chez nous qu’un colis tant attendu à votre porte. Inutile de préciser que vous recevrez un salaire mensuel brut compétitif. En plus de cela, vous pouvez également compter sur :

• Des chèques-repas de 8 € par jour presté 
• Des assurances hospitalisation, groupe et invalidité 
• Un abonnement smartphone avec 25 GB de données 
• Un plan de rémunération flexible, qui vous permet de choisir les avantages qui vous correspondent : une voiture de société, un leasing vélo, les transports en commun, des jours de congé supplémentaires… le choix vous appartient. 
• La possibilité d’adhérer au Plan fédéral de mobilité 
• Un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, grâce à des horaires flexibles et la possibilité de télétravailler 
• 20 jours de congés légaux, complétés par 7 jours de congés légaux supplémentaires 
• Une prime de fin d’année, un bonus lié à la performance et un double pécule de vacances 
• Des réductions auprès de plus de 100 partenaires bpost