bpost is een bedrijf in volle en voortdurende transformatie. Een gegeven dat alleen maar versterkt wordt als gevolg van de uitzonderlijke periode waar we nu samen door gaan. Een periode waarin eerste en tweede golven elkaar opvolgen en strenge lockdowns, versoepelingen en nieuwe perspectieven elkaar afwisselen. Dat deze veranderingen een grote impact hebben op de medewerkers is onvermijdelijk.

Het is daarom cruciaal om nu meer dan ooit het welzijn van onze teams in het middelpunt van de aandacht te zetten. Als hoofd van het departement Psychosociale Preventie bij bpost deel ik graag mijn inzichten, acties en plannen voor de toekomst.

Binnen bpost benaderen we wellbeing op een holistische manier. Alle fysieke, mentale en psychische elementen worden in rekening gebracht. Een gezonde geest en lichaam als basis voor werkgeluk dus. Als werkgever willen we het werk aan de mens aanpassen en analyseren we voortdurend de risico’s. Zo kunnen we tijdig preventiemaatregelen treffen waarbij rekening gehouden wordt met de gebruikte technieken, de organisatie van het werk, de leefomstandigheden op het werk, de samenwerkingsrelaties en de omgevingsfactoren op het werk.

Dankzij ons intern team van psychologen en maatschappelijke assistenten zijn we bovendien in staat om hier actief en proactief mee aan de slag te gaan. Hier mogen we volgens mij oprecht fier (en zelfs minder bescheiden) over zijn. Weinig bedrijven hebben een team in huis met onafhankelijke vertrouwenspersonen die gebonden zijn aan hun beroepsgeheim en het welzijn van de medewerker op de eerste plaats kunnen zetten.

Hoewel we enorm veel doen en aanbieden rond welzijn, is het niet vanzelfsprekend om dit kenbaar te maken binnen een groot bedrijf zoals bpost. Niet alle medewerkers kennen de weg naar het welzijnsdepartement. Daarom lanceerden we vorig jaar een roadshow doorheen de verschillende business units en departementen van bpost.

Concreet neemt deze roadshow de vorm aan van wellbeing webinars. Zo deelden we reeds met de collega’s van retail, distributie, finance, corporate en HR onze inzichten rond welzijn op het werk en gaven we concrete tips rond het nieuwe samenwerken, telewerk, ergonomie, leiderschap op afstand, enzovoort. Kort, krachtig en behapbaar.

4 tips hoe leidinggevenden effectief een team op afstand kunnen leiden

1. Omarm flexibiliteit: werken op afstand brengt met zich mee dat medewerkers hun tijd die ze spenderen aan het werk, het gezin, hobby’s,… zelf meer kunnen indelen zodat dit matcht met hun persoonlijke situatie. Aanvaard dat niet iedereen binnen je team hetzelfde ritme heeft.
2. Benoem uitdagingen: maak je teamleden bewust van de typische uitdagingen die telewerk met zich meebrengt, zoals bijvoorbeeld het gebrek aan samenwerking en communicatie, eenzaamheid, niet in staat zijn het werk “af” te zetten en sneller afgeleid zijn. Het is jouw verantwoordelijkheid om deze uitdagingen kenbaar te maken, zodat deze tijdig aangepakt kunnen worden.
3. Geef duidelijkheid over doelstellingen, prioriteiten en taken: wie elke dag in zijn of haar eigen bubbel werkt, kan moeite hebben met het onthouden van de bigger picture. Zorg ervoor dat je team weet waar jullie samen naartoe werken. Identificeer ook de key prioriteiten en dagelijkse taken, zodat iedereen concreet weet wat te doen.
4. Hou de communicatie in stand: organiseer een wekelijkse team meeting waar iedereen aanwezig is en zijn/haar camera aanzet zodat jullie verbonden blijven met elkaar. Hou de communicatielijnen ook open en zorg ervoor dat je beschikbaar en toegankelijk blijft voor jouw teamleden.

Naast de wellbeing webinars lanceren we ook een sensibiliseringscampagne rond stress en burn-out. bpost voert immers een doorgedreven welzijnsbeleid om de ervaring van stress te helpen dalen en op die manier het welzijn te doen stijgen. Dit is een verantwoordelijkheid van de organisatie, van de leidinggevenden en van de medewerkers.

Ook hier starten we met een uniforme, vrij algemene sessie van 1.5 uur die we aanbieden aan de verschillende business units en departementen. Op dit punt is er weinig interactie en blijft het vrij theoretisch. Het geeft ons echter de kans om kenbaar te maken welke vormen van coaching we aanbieden, wat de teams op hun beurt de kans geeft om na te denken wat dit voor het eigen team kan betekenen. Heb ik team coaching nodig? Zijn er mensen binnen mijn team die baat hebben aan individuele coaching?

Hoewel we in onze webinars vrij theoretisch en algemeen blijven, is dit nodig om een draagvlak te creëren en tegelijkertijd een trigger te lanceren binnen de verschillende teams. Het is een manier om zaken bespreekbaar te maken.

“HR is als een trein.
Iedereen moet de verschillende wagons kunnen bereiken.”

Maar theorie alleen is niet genoeg. Het is onmogelijk om 1 individuele aanpak door te duwen binnen een bedrijf als bpost. Elk team is uniek en elk team heeft een aanpak op maat nodig. Dit realiseren we enerzijds via specifieke leermodules en anderzijds via het inspelen op vragen die binnen teams naar boven komen.

Op ons leerplatform zijn bijvoorbeeld opleidingen te vinden specifiek voor managers die zich zorgen maken over de betrokkenheid en prestaties van hun team(s) en medewerkers. Maar ook voor alle medewerkers van bpost die telewerken en die zich willen organiseren, die een balans willen vinden tussen hun persoonlijke en professionele leven in deze nieuwe omgeving en die contacten willen onderhouden om geëngageerd en efficiënt te blijven.

5 tips hoe werknemers zichzelf goed kunnen voelen tijdens telewerk

1. Stel je grenzen: Creëer je eigen, afgezonderde werkplek. Maak afspraken thuis wanneer je niet gestoord wil worden. Communiceer duidelijk met je team wanneer de werkdag eindigt. Doe je mailbox na je werkdag niet meer open.
2. Creëer een routine: Doe alsof je gewoon naar het kantoor / werkplaats zou gaan. Werk niet in pyjama! Zet een duidelijk begin en einde van je werkdag in je agenda. Zoek wat werkt en pas je routine indien nodig aan.
3. Zorg voor jezelf: Beweeg regelmatig, eet gezond en drink voldoende. Blijf creatief bezig, blijf je activiteiten uitoefenen.
4. Behoud je gevoel voor humor. Neem tijd om te lachen.
5. Behoud sociaal contact en ga op zoek naar echte verbindingen: Zoek contact en steun in je netwerk, via e-mail, Facebook, videobellen ... Communiceer zodat je echt samen kan zijn, ook al is het op afstand. Blijf ook op de hoogte van wat er gebeurt bij je vrienden en familie en binnen het bedrijf.

Alles wat we organiseren naast de webinars en de specifieke leermodules is volledig tailor made. We bespreken met de teams welke pijnpunten er leven. Ondersteund door een externe partner en interne stress coaches zoeken we samen naar oplossingen en bieden we een oplossing op maat van het team aan.

Een oefening die je kan doen, minstens een keer per week of alle dagen als je de behoefte voelt:
Vandaag

• ga ik me concentreren op ... (een taak, een doelstelling ...)
• ben ik dankbaar voor ... (mijn goede gezondheid ...)
• ga ik me niet bezighouden met ... (negatieve gedachten ...)

Net als bpost is dit verhaal voortdurend in evolutie. Ik deel binnenkort graag nieuwe inzichten en gedane acties met jullie. Feedback? Laat het zeker weten!