Als Senior Executive Committee (ExCo) Assistant draag je een dubbele verantwoordelijkheid: je biedt toegewijde ondersteuning aan de CEO van 3PL en assisteert tevens de Voorzitter van de Raad van Bestuur. In deze sleutelrol beheer je complexe agenda’s, organiseer je vergaderingen op hoog niveau en coördineer je de logistiek voor beide functies, zodat de operationele werking en communicatie tussen het uitvoerend management en de raad naadloos verlopen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

Ondersteuning voor de CEO 3PL :

Agenda- & reisbeheer
• Beheer een complexe en dynamische agenda met duidelijk inzicht in veranderende prioriteiten.
• Coördineer interne en externe vergaderingen, internationale afspraken en zakenreizen.
• Zorg voor optimale planning in een snel veranderende, veeleisende omgeving.

Administratieve & operationele ondersteuning
• Bied administratieve ondersteuning op hoog niveau, waaronder:
o Opstellen van communicatie
o Voorbereiden en nalezen van documenten
o Vertalen van materialen
o Beheren van e-mailcorrespondentie
o Aanmaken van inkooporders
• Identificeer proactief mogelijkheden voor procesverbetering en stel efficiëntiemaatregelen voor of implementeer deze.

Vergader- & presentaties voorbereiding
• Plan en organiseer belangrijke vergaderingen, maak notulen en zorg voor tijdige opvolging.
• Bereid vergadermateriaal en presentaties voor.
• Voer achtergrondonderzoek uit ter ondersteuning van geïnformeerde besluitvorming.

Interne & externe contacten
• Fungeer als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe belanghebbenden.
• Verwelkom bezoekers, beheer correspondentie en zorg dat alle interacties een hoog serviceniveau en vertrouwelijkheid uitstralen.

Ondersteuning Raad van Bestuur & Commissie :
• Plan alle vergaderingen van de Raad en commissies en houd de agenda’s actueel.
• Organiseer en coördineer (externe) vergaderingen en strategische sessies, inclusief logistiek, catering en IT-ondersteuning.
• Zorg samen met interne teams voor de organisatie van de jaarlijkse algemene vergadering (JAV).
• Beheer en actualiseer regelmatig de contactlijsten van de Raad.
• Stel handboeken en onboarding-documenten voor nieuwe leden op en werk deze bij.

Ondersteuning voor de Voorzitter & Leden van de Raad :

• Bied logistieke en administratieve ondersteuning aan de leden van de Raad, waaronder:
o Reisarrangementen
o Toegang tot faciliteiten
o Vergadermateriaal en middelen
• Beheer onkostendeclaraties, naleving van administratieve vereisten en onboarding van nieuwe leden.
• Zorg voor identificatiebadges, toegangen en andere benodigdheden.
• Coördineer reizen en onkosten voor de Voorzitter.
• Beheer financiële administratie met betrekking tot de Raad en commissies.
• Behandel officiële correspondentie, beheer elektronische handtekeningen en onderhoud contact met externe instellingen of overheidsinstanties.

Algemene administratieve & operationele ondersteuning
• Stel interne en externe communicatie op, voer vertalingen en onderzoek uit waar nodig.
• Verwelkom bezoekers professioneel en behandel alle communicatie efficiënt.
• Coördineer met aandeelhouders, externe partners, auditors en dienstverleners.
• Identificeer proactief mogelijkheden om teamprocessen en ondersteunende functies te verbeteren.

• 5–10 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, met ondersteuning van senior leiders in een professionele, prestatiegerichte omgeving.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en betrouwbaar in het omgaan met gevoelige informatie.
• Toont discretie, professionaliteit en sterke interpersoonlijke vaardigheden.
• Open-minded, proactief, enthousiast en leergierig.
• Sterke tijdsbeheer-, communicatie- en organisatievaardigheden.
• Vloeiend in het Frans, Nederlands en Engels.
• Bedreven in Microsoft Office en snel in het aanleren van nieuwe tools of systemen.
• Aandacht voor details, met een kritische en analytische houding.
• In staat zelfstandig te werken, onder druk te presteren en strakke deadlines te halen.
• Flexibel en bereid om verantwoordelijkheden uit te breiden op basis van motivatie en initiatief.
• Teamgericht en een betrouwbare back-up voor collega’s bij afwezigheid.
• Geen 9-tot-5-mentaliteit; flexibel bij veranderende prioriteiten en agenda’s.
• Comfortabel in samenwerking met topmanagement en in veeleisende omgevingen.
• Sterke servicegerichtheid en inzet om hoogwaardige ondersteuning te bieden.
• Werkt nauw samen met de Executive Assistant van de Group CEO om agenda’s en prioriteiten af te stemmen.
• Ervaring in dynamische, internationale organisaties en in staat om complexe interne verhoudingen te navigeren.
  
• Hands-on mentaliteit en gedreven om oplossingen met vertrouwen en energie te realiseren

We willen dat jij je bij ons even welkom voelt als dat langverwachte pakje aan de deur. Dat je een competitief bruto maandsalaris krijgt, dat spreekt voor zich. Daarnaast kan je ook rekenen op:

• Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag 
• Hospitalisatie-, groeps- en invaliditeitsverzekeringen  
• Een smartphone abonnement met 25GB data 
• Een flexibel verloningsplan, waarmee je voordelen op jouw maat kiest. Een bedrijfswagen, fietsleasing, openbaar vervoer, extra vakantiedagen,… de keuze is aan jou.  
• De mogelijkheid om toe te treden tot het Federaal Mobiliteitsplan  
• Work/life balans, dankzij onze flexibele uren en de mogelijkheid om van thuis te werken  
• 20 dagen wettelijk verlof, aangevuld met 7 dagen extra wettelijk verlof  
• Een eindejaarspremie, prestatie gebonden bonus en dubbel vakantiegeld  
• Kortingen bij meer dan 100 bpost-partners